Invoer

In de basis draait de software om zendingen, en die zendingen moeten worden ingevoerd. Zendingen invoeren is van niemand een hobby daarom proberen we die taak zo eenvoudig mogelijk te maken en zelfs aan de klant uit te besteden.

In de praktijk kan een klant zijn zendingen op verschillende manieren aandragen, via een telefoontje of bijvoorbeeld kerstpakketen via een Excel bestand. Wij onderscheiden 5 manieren waarop een zending ingevoerd kan worden.

Web

Dit is verreweg de minst arbeidsintensieve manier van zendingen invoeren, je laat de klant het namelijk zelf doen. Via uw eigen Koeriers.COM website kunnen uw klanten zelf zendingen invoeren. Klanten kunnen hun eigen adresboek bijhouden en belangrijker klanten kunnen ook statusinformatie van hun eigen zendingen nazoeken. Dit scheelt in de eerste plaats vooral invoerwerk maar in de praktijk horen we ook dat dit aardig wat telefoontjes met POD verzoeken scheelt. Zo’n telefoontje is natuurlijk nauwelijks werk maar alles helpt.

Handmatige invoer

De handmatige invoer blijft een arbeidsintensieve handeling, maar we hebben er natuurlijk wel alles aan gedaan om dit proces zo efficient mogelijk te maken. Het order invoerscherm zit vol met handigheden om de invoer makkelijker te maken:

• De gegevens uit een eerder gereden zending kopieren
• Automatisch het adres en de plaats invullen op basis van de postcode
• Het ophaaladres van de klant overnemen
• Ophaal en afleveradres omwisselen
• Een adres opzoeken in de adreshistorie van de gekozen klant

Vaste afspraken

Wanneer u met een klant vaste afspraken heeft dan kunt u deze afspraken ook in Koeriers.COM invoeren. Een vaste afspraak is in Koeriers.COM eigenlijk een gewone order maar dan zonder ophaal- en afleverdatum.

Daarvoor in de plaats kunt u aangeven wat precies de afspraak is wanneer u deze order moet uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan “elke woensdag” of “elke eerste maandag van de maand”. Koeriers.COM zorgt er vervolgens zelf voor dat deze afspraken worden omgezet in daadwerkelijke orders, dus met ophaal- en afleverdatum.

Excel import

Wanneer een klant in één keer een verzameling zendingen heeft leert de praktijk dat hij dit meestal kan aanleveren als Excel bestand. Eigenlijk doet de titel Excel import de mogelijkheden van Koeriers.COM tekort, de software kan ook diverse andere formaten importeren.

Digitale koppeling

Als een klant maar genoeg zendingen aanbrengt, dan kan het zelfs lonend zijn om een (semi) directe koppeling tussen de systemen van de klant en Koeriers.COM te ontwikkelen. Denk dan bijvoorbeeld aan een webshop waar de geplaatste bestellingen direct als order worden aangemaakt. Zulke digitale koppelingen zorgen vaak ook voor een automatische terugkoppeling van de statusinformatie van de zendingen. Digitale koppelingen zijn meestal maatwerk.

Tot slot willen we ook vermelden dat je via Koeriers.COM standaard zendingen kunt uitwisselen met collega Koeriers.COM gebruikers en met het Snelned netwerk.